I. Giriş
İşçi-işveren ilişkilerinde yazılı bildirimler, iş sözleşmesinin ifası ve iş ilişkisinin sağlıklı yürütülmesi açısından vazgeçilmez bir rol oynamaktadır. Ücret bordrosunun tebliği, yıllık izinlerin onayı, ihtar ve disiplin cezaları, devamsızlık bildirimleri, çalışma şartlarındaki değişiklikler gibi pek çok konuda işverence işçiye yapılan bildirimlerin yazılı şekilde yapılması hem kanuni bir zorunluluk hem de ileride çıkabilecek uyuşmazlıklarda ispat kolaylığı sağlamaktadır.
Ancak, dijitalleşmenin hız kazandığı günümüzde, fiziki tebliğ yöntemleri çoğu zaman işlevsellik ve pratiklik bakımından yetersiz kalmaktadır. Bu nedenle 24.07.2025 tarihli Resmî Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren 7555 sayılı Kanun ile, 4857 sayılı İş Kanunu’nun 109. maddesinde yapılan değişiklik sayesinde işverenin işçiye yapacağı bildirimlerde Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) kullanımının önü açılmıştır.
Bu değişiklik ile, fesih bildirimleri hariç olmak üzere, işçinin yazılı onayı alınmak kaydıyla işçiye yapılacak bildirimlerin KEP üzerinden yapılabilmesi kabul edilmiştir. Bu düzenleme, iş hukukunda dijital dönüşüm açısından önemli bir kilometre taşıdır.
II. Mevzuat Çerçevesi
1. İş Kanunu m.109’un Değişiklik Sonrası Hali
İş Kanunu’nun 109. maddesi, işverenin işçiye yapacağı bildirimlerin yazılı olarak yapılması gerektiğini öngörmekteydi. Yeni düzenleme ile bu bildirimlerin, fesih hariç olmak üzere işçinin yazılı onayı alınarak KEP üzerinden yapılabilmesi kabul edilmiştir.
2. KEP’in Hukuki Niteliği
- KEP, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) denetiminde faaliyet gösteren özel yetkili sağlayıcılar aracılığıyla işletilen, elektronik ortamda gönderilen iletilerin kesin delil niteliği taşımasını sağlayan bir sistemdir.
- Hukuk Muhakemeleri Kanunu m.199 kapsamında elektronik belgeler yazılı delil olarak kabul edilmektedir. Dolayısıyla KEP ile gönderilen bildirimler, işveren açısından önemli bir ispat aracı niteliği taşımaktadır.
3. Fesih Bildirimleri İstisnası
Kanun koyucu, fesih bildirimlerini KEP kapsamı dışında tutmuştur. Bunun nedeni, fesih işleminin işçi açısından doğrudan iş güvencesine ve temel haklara etkisi olmasıdır. Bu nedenle fesih bildirimlerinde hâlen yazılı şekil şartı (ıslak imza ile tebliğ) devam etmektedir.
III. İşveren Açısından Avantajlar
- Hız ve Pratiklik: Bordro, yıllık izin, disiplin cezası, işyeri kurallarındaki değişiklik gibi bildirimler anında ve güvenli şekilde iletilebilir.
- Maliyet Avantajı: Fiziki tebligat masrafları azalır; noter masrafı, kurye, imza karşılığı teslim gibi süreçler ortadan kalkar.
- Kesin Delil Gücü: KEP kayıtları, gönderi tarihi ve içeriği konusunda kesin delil teşkil eder. İşverenin ileride doğabilecek davalarda ispat yükünü büyük ölçüde hafifletir.
- Uyum ve Şeffaflık: İşveren, düzenli bildirim kültürünü elektronik ortamda kurarak şeffaf bir iş ilişkisi tesis edebilir.
IV. İşçi Açısından Sonuçlar
- Onay Şartı: İşçinin yazılı onayı olmadan KEP bildirimi yapılamaz. Bu onay genellikle işe giriş esnasında alınacaktır.
- Maliyet: KEP hesabı açılışı ve kullanımına ilişkin maliyetler işveren tarafından karşılanacaktır. İşçiye yansıtılamaz.
- Hak Arama Kolaylığı: İşçi, kendisine yapılan bildirimlere KEP üzerinden itiraz edebilir veya savunmasını yine aynı kanaldan iletebilir.
- Eşitlik İlkesi: İşveren, yalnızca belirli çalışanlar için değil, tüm çalışanlar için aynı yöntemi uygulamalıdır.
V. İşe Alım Süreçlerine Etkileri
Yeni düzenleme, işe alım belgelerinde birtakım revizyonları zorunlu kılmaktadır:
- İşe Giriş Evraklarına Eklenecek Onay Metni:
İşçiden, bildirimlerin KEP üzerinden yapılmasına dair yazılı onay alınmalıdır. Bu onay, iş sözleşmesinin eki veya ayrı bir form olarak düzenlenebilir.
Örnek Madde:
“İşbu beyanım ile, İş Kanunu m.109 uyarınca işverenin tarafıma yapacağı bildirimleri KEP sistemi üzerinden yapmasını kabul ederim. KEP üzerinden yapılan bildirimlerin yazılı bildirim hükmünde olduğunu, tüm maliyetlerin işveren tarafından karşılanacağını kabul ve beyan ederim.”
- KEP Adresi Bildirimi:
İşçi, işe giriş sırasında kendisine açılan KEP adresini işverene bildirmeli; işveren de bu adresin kaydını tutmalıdır. - İç Yönetmeliklerin Güncellenmesi:
Personel yönetmeliği, disiplin yönetmeliği, yıllık izin prosedürleri gibi iç düzenlemelerde KEP üzerinden bildirim yapılacağı hususu açıkça belirtilmelidir.
VI. Yargısal Süreçlerde KEP’in Rolü
İş uyuşmazlıklarında en kritik nokta ispat yüküdür. İşveren çoğunlukla, işçiye bildirim yapıp yapmadığını, bordro teslim edip etmediğini ya da disiplin prosedürlerini uygulayıp uygulamadığını kanıtlamakta zorlanmaktadır.
- Bordro Tebliği: İşçi bordroyu imzalamasa dahi, KEP ile gönderildiği ve işçinin tebellüğ ettiği ispat edilebilir.
- Disiplin Süreci: Savunma isteme yazılarının KEP üzerinden gönderilmesi, HMK m.199 kapsamında delil gücü taşır.
- İhtilaflarda Kesinlik: KEP kayıtları, “gönderildi mi/gönderilmedi mi” tartışmalarını ortadan kaldırır.
Ancak, fesih bildiriminin KEP ile yapılması halinde, bu bildirim geçersiz olacaktır. Bu nedenle işverenlerin en dikkat etmesi gereken nokta, fesih bildirimlerinin hâlen fiziki yazılı şekil şartına tabi olduğudur.
VII. Sonuç ve Değerlendirme
KEP’in iş hukukunda kullanıma açılması hem işverenler hem de çalışanlar için önemli bir dijital dönüşüm sürecini beraberinde getirmektedir. İşveren açısından en büyük avantaj, bildirimlerin hızlı, güvenli ve kesin delil niteliğinde yapılabilmesidir. Çalışan açısından ise şeffaflık ve hak arama kolaylığı sağlamaktadır.
Bununla birlikte, uygulamanın bazı kritik noktaları gözden kaçırılmamalıdır:
- Fesih bildirimleri hâlen fiziki imzalı tebliğ şartına bağlıdır.
- İşçi onayı olmadan KEP bildirimi geçerli değildir.
- Maliyetler tamamen işveren tarafından karşılanmalıdır.
Sonuç olarak, işverenler işe giriş prosedürlerini ve iç yönetmeliklerini acilen revize etmeli, işçiden yazılı onay almak suretiyle KEP kullanımını etkin şekilde hayata geçirmelidir. Bu sayede iş ilişkilerinde şeffaflık, hız ve güvenli iletişim sağlanırken, uyuşmazlıkların önlenmesi ve ispat kolaylığı da mümkün olacaktır.
Av. Fatma Burcu Tercan